Quando si ha a che fare con centinaia di persone di cui occuparsi in uno stato di precarieta’ e temporaneita’ e’ di fondamentale importanza predisporre una “catena degli approvvigionamenti” affidabile. Con questo termine si intende la scelta dei fornitori, l’acquisto, il trasporto, l’eventuale importazione, la gestione, il magazzinaggio e la distribuzione dei beni.

Gli acquisti posso essere fatti in loco oppure sul mercato internazionale. Nel primo caso, auspicabile, bisogna stare attenti che non vi siano aumenti di prezzi a causa delle elevate quantita’ trattate. Le agenzie specializzate in interventi d’emergenza possiedono solitamente delle scorte di emergenza preventivamente stoccate per rispondere con tempestivita’ al bisogno. Viene fatta solitamente attenzione all’acquisto di beni ecocompatibili.

Per quanto riguarda i mezzi di trasporto, nella prima emergenza la via aerea puo’ essere la piu’ indicata. All’interno del paese occorre analizzare le capacita’ delle ferrovie, dell strade e delle vie navigabili; i tempi necessari per il trasporto; disponibilita’ e affidabilita’ di imprese di trasporto; disponibilita’ di rifornimento di carburante. Se si predispone un parco autoveicoli e opta per il trasporto su terra, e’ consigliabile standardizzare i mezzi e assicurarsi della disponibilita’ di guidatori. In alcuni casi e’ necessario apportare migliorie alle strade di percorrenza.

Al momento dell’arrivo delle merci, e’ di fondamentale importanza garantire la tracciabilita’ dei prodotti tramite il codice colori (rosso per viveri, azzurro per vestiario e articoli a uso domestico, verde per forniture e attrezzature sanitarie), l’etichettatura, la dicitura, le dimensioni e il peso. Un momento estremamente critico nell’approvvigionamento e’ quello dello sdoganamento del materiale.

Nella scelta dei magazzini bisogna assicurarsi che la costruzione sia solida, lo stabile asciutto e ventilabile, protetto da insetti, roditori e uccelli, il pavimento deve essere piano e compatto, il magazzino deve essere facilmente raggiungibile con idonne possibilita’ di carico e scarico. Secondo l’ACNUR (Alto Commissariato delle Nazioni Unite per i Rifugiati) gli ingombri standard da tenere presente sono per 1 tonnellata di cereali 2 metri cubi, 1 tonnellata di medicinali 3 metri cubi, 1 tonnellata di coperte dai 4/5 ai 9 metri cubi, 1 tonnellata di tende 4/5 metri cubi.