Informazioni ex art. 13, GDPR
Identità e contatti del titolare del trattamento
SOS Villaggi dei Bambini Onlus – Via Durazzo 5, 20134 Milano (MI), C.F. 80017510225, tel. 02.55231564 , e-mail sostenitori@sositalia.it (di seguito: “SOS” o “il Titolare”).
Form promemoria inviato dall’utente a terzi potenzialmente interessati
Fonte e finalità del trattamento
I dati personali del segnalante sono raccolti durante la compilazione del modulo per richiedere l’invio del codice fiscale SOS a un altro utente potenzialmente interessato. Viceversa, i dati personali del destinatario non sono oggetto di trattamento da SOS se non limitatamente all’espletamento del servizio richiesto. Sono trattati per le seguenti finalità:
1. rispondere alla richiesta di invio di promemoria sul codice fiscale di SOS ad altro utente potenzialmente interessato
2. eseguire attività di marketing diretto con contatti promozionali, informativi e istituzionali sui nostri progetti, eventi divulgativi e istituzionali, iniziative di raccolta fondi, azioni di sensibilizzazione, sondaggi e ricerche
3. eseguire elaborazioni statistiche sulle caratteristiche degli utenti che hanno manifestato condivisione delle nostre cause istituzionali e le intendono diffondere e stimolare altri a sostenerle.
Modalità del trattamento
1. I dati personali sono trattati dal Titolare con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del proprio sistema gestionale. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
2. L’invio della segnalazione e l’esecuzione dei contatti di cui al punto 2., “Fonte e finalità del trattamento” avverranno utilizzando l’e-mail conferita in fase di richiesta.
3. Le finalità di cui al punto 3., “Fonte e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.
Base giuridica del trattamento
In funzione delle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, le basi giuridiche sono:
1. per le finalità di cui al punto 1., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato ad adempiere ad obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie, per l’invio del promemoria all’utente segnalato
2. per le finalità di cui al punto 2., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di SOS nel mantenere attivo il rapporto instaurato dall’utente che, richiedendo il servizio di inoltro del codice fiscale SOS, ha manifestato gradimento e condivisione delle nostre cause a sostegno dei diritti e delle libertà dei bambini in stato di bisogno. Il Titolare informerà, dunque, la persona sulla propria attività e, in particolare, su quali sono i progetti che potrebbero essere finanziati con contributi economici o sulle azioni di sensibilizzazione che si ritiene utile far conoscere per dimostrare il proprio costante impegno nella realizzazione della propria missione; inoltre contatterà la persona per richiedere opinioni sui servizi erogati coinvolgendola in sondaggi e ricerche. Tali contatti permetteranno alla persona di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di aderirvi. Ciò è controbilanciato dalle aspettative della persona a ricevere informazioni che riguardano temi di suo interesse e, pertanto, di suo manifestato gradimento, attivandosi con la segnalazione e, dunque, condividendo le cause di SOS
3. per le finalità di cui al punto 3., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di SOS per valutare le caratteristiche delle persone che hanno interesse per le attività istituzionali di SOS. Ciò permetterà al Titolare di analizzare anonimamente gli interessi e le caratteristiche delle richieste al fine di migliorare, integrare o modificare le modalità e la presentazione di nuovi servizi, iniziative e progetti.
Criteri della raccolta dei dati
È obbligatorio indicare l’indirizzo e-mail proprio e del destinatario e il nome e cognome del destinatario, poiché in assenza non sarà possibile erogare il servizio di inoltro del codice fiscale richiesto dall’utente. La necessità di richiedere i dati quali obbligatori i dati suddetti è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita” – “Data Protection by design and by default”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, SOS ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per consentire all’interessato di inviare il promemoria al destinatario che ritiene essere interessato e a SOS di adempiere all’impegno di inviarlo.
Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento
1. Le persone autorizzate al trattamento sono preposte alle relazioni con donatori effettivi e potenziali, all’area Web, alle attività istituzionali, ai sistemi informativi e di sicurezza dei dati.
2. I dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui ai punti 2. e 3., “Fonte e finalità del trattamento”.
3. I dati saranno anche trattati da soggetti terzi, autonomi titolari del trattamento, per fini strumentali alla connessione alla rete Internet (es.: Internet Provider) che, per quanto qui non indicato saranno tenuti ad erogare le informazioni ex art. 13, GDPR sui loro trattamenti.
4. Possono essere comunicati da enti pubblici, magistratura o forze dell’ordine, in caso ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria, che agiranno in qualità di autonomi titolari del trattamento.
Ambito di comunicazione e diffusione dei dati
1. I dati non sono comunicati ad altre associazioni, né società né enti per loro finalità di marketing diretto o profilazione.
2. I dati potrebbero essere comunicati a forze dell’ordine, alla magistratura o organi di controllo per loro attività istituzionali, su loro espressa richiesta o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria del Titolare o di un terzo.
3. I dati non sono né saranno oggetto di diffusione, fatto salvo il preventivo consenso dell’interessato.
Periodo di conservazione dei dati
In funzione delle finalità di trattamento dei dati, il criterio del periodo di conservazione determinato dal Titolare è il seguente:
1. per le finalità di cui al punto 1., “Fonte e finalità del trattamento”, i dati saranno conservati per il periodo necessario per l’invio del codice fiscale di cui si è richiesto l’inoltro del promemoria
2. per le finalità di cui al punto 2., “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono conservati per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con l’utente ed informarlo sulle nostre attività istituzionali, eventi, iniziative e progetti, campagne di raccolta di fondi a sostegno della nostra missione a favore dei bambini, permettendo a SOS di proseguire, legittimamente, la propria attività benefica fintanto che si ritiene che l’utente condivida i nostri principi. Tale periodo di conservazione sarà interrotto nel momento in cui l’utente manifesterà la volontà di non ricevere ulteriori informazioni da SOS, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”. SOS adotterà le appropriate misure tecniche e organizzative per non contattare più la persona
3. per le finalità di cui al punto 3., “Fonte e finalità del trattamento”, i dati personali conservati per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.
Dopo i periodi di conservazione qui spiegati, i dati saranno anonimizzati per fini statistici e poi distrutti, se non altrimenti disposto da autorità di controllo, forze dell’ordine e magistratura.
Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE
Il trattamento, ivi compresa la conservazione, dei dati personali avvengono su server di proprietà del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire il trattamento, ivi compresa la conservazione, in Paesi extra-UE. In questo caso il titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, stipulando – se necessario – accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard prescritte dalla decisione 05/02/2010 della Commissione Europea (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).
Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR
Scrivendo al Titolare del trattamento all’indirizzo postale Via Durazzo 5, 20134 Milano (MI) o all’e-mail info@sositalia.it, si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni di marketing e informazioni istituzionali, sondaggi e ricerche. In qualsiasi momento, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento.
Reclamo all’Autorità di Controllo
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.
Data Protection Officer
Il Data Protection Officer può essere contattato all’e-mail dpo@sositalia.it per informazioni sul trattamento dei dati.