Informazioni ex art. 13, GDPR
Identità e contatti del titolare del trattamento
SOS Villaggi dei Bambini Onlus – Via Durazzo 5, 20134 Milano (MI), C.F. 80017510225, tel. 02.55231564 , e-mail sostenitori@sositalia.it (di seguito: “SOS” o “il Titolare”).
Fonte e finalità del trattamento
I dati personali conferiti sono raccolti direttamente presso l’interessato (“candidato”), nel contesto del CV o messaggio inviato per proporre la propria candidatura per il profilo di suo interesse.
Sono trattati per le seguenti finalità:
1. eseguire obblighi precontrattuali e contrattuali, e, nella fattispecie, per valutare, analizzare e selezionare i candidati che si sono spontaneamente offerti di lavorare con SOS, con eventuale accettazione e inserimento nell’organico della nostra organizzazione per la posizione per cui si è inviata la candidatura
2. conservazione dei dati del candidato, anche in caso di non selezione e inserimento di organico
3. comunicazione dei dati del candidato, ivi compreso il CV presentato, alle strutture territoriali autonome identificabili nei Villaggi SOS
4. eseguire elaborazioni statistiche sulle candidature.
Modalità del trattamento
1. I dati personali sono trattati dal Titolare con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del proprio sistema gestionale. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
2. Per l’esecuzione dei trattamenti di cui al punto 1, “Fonte e finalità del trattamento”, SOS eseguirà analisi – senza mezzi elettronici – incrociando le informazioni rilasciate dal candidato per creare un profilo e valutare se sia di interesse per le attività per le quali è in corso o prospettica la selezione di personale. Inoltre, per dette finalità, potranno essere trattati anche “categorie particolari di dati personali” (art. 9, comma 1, GDPR: “dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona”) rilasciati spontaneamente dal candidato nel CV in quanto ciò ritenuto indispensabile per fornire un profilo completo della propria persona e strumentale alla valutazione della candidatura (es.: per considerare l’inserimento in organico di “categorie protette”).
3. Le eventuali “categorie particolari di dati personali” conferiti saranno trattate esclusivamente per le finalità di cui al punto 1., “Fonte e finalità del trattamento” e non saranno elemento discriminante per la valutazione della candidatura.
4. Le finalità di cui al punto 4., “Fonte e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.
Base giuridica del trattamento
In funzione delle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, le basi giuridiche sono:
1. per le finalità di cui al punto 1. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato ad adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie per dar corso alla richiesta di lavorare per SOS. Il trattamento di “categorie particolari di dati personali” (es.: dati relativi allo stato di salute) potrà avvenire soltanto sulla base giuridica del consenso (art. 9, comma 2, lettera a), GDPR) dell’interessato
2. per le finalità di cui al punto 2., “Fonte e finalità del trattamento, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di SOS nell’avere a disposizione profili utili per inserire la persona nel proprio organico e ricontattarla. Ciò è, altresì, bilanciato dall’interesse del candidato a ricevere contatti per proposte di collaborazione con SOS verso cui ha già manifestato disponibilità a lavorare
3. per le finalità di cui al punto 3. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il consenso dell’interessato (art. 6, comma 1, lettera a), GDPR) e art. 9, comma 2, lettera a), GDPR per le categorie particolari di dati personali
4. per le finalità di cui al punto 4., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di SOS per valutare la numerosità delle persone che intendono mettere a disposizione la propria prestazione d’opera e le loro caratteristiche personali e professionali e analizzare il loro profilo per adeguare le ricerche e selezione del personale.
Criteri della raccolta dei dati
Il candidato è libero di fornire qualsiasi dato ritenga utile per presentare il proprio profilo professionale per una corretta valutazione della posizione. Pur tuttavia, è obbligato a fornire almeno i dati di identificazione e di contatto per poter attivare le fasi propedeutiche alla selezione del personale. La necessità di richiedere quali obbligatori i dati suddetti è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita” – “Data Protection by design and by default”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, SOS ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per consentire all’interessato di presentare la candidatura e a SOS di analizzarla e valutare la professionalità per i propri scopi di gestione del personale.
Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento
1. Le persone autorizzate al trattamento sono preposte alla gestione delle risorse umane, alle attività istituzionali e dei servizi specifici interessati dalla posizione per cui è avanzata la candidatura, ai sistemi informativi e di sicurezza dei dati.
2. I dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui al punto 4., “Fonte e finalità del trattamento”.
3. I dati saranno anche trattati da soggetti terzi, autonomi titolari del trattamento, per fini strumentali alla gestione delle connessioni Internet.
4. Possono essere comunicati da enti pubblici, magistratura o forze dell’ordine, in caso ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria, che agiranno in qualità di autonomi titolari del trattamento.
Ambito di comunicazione e diffusione dei dati
1. I dati dei candidati potranno essere comunicati ai Villaggi SOS, autonomi titolari del trattamento, per fini analoghi di ricerca e selezione del personale.
2. I dati potrebbero essere comunicati a forze dell’ordine, alla magistratura o organi di controllo per loro attività istituzionali, su loro espressa richiesta o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria del Titolare o di un terzo.
3. I dati non sono e non saranno oggetto di diffusione.
Periodo di conservazione dei dati
In funzione delle finalità di trattamento dei dati, il criterio del periodo di conservazione determinato dal Titolare è il seguente:
1. per le finalità di cui al punto 1. “Fonte e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per dare esecuzione alla valutazione, analisi e selezione del candidato per essere eventualmente inserito in organico del Titolare.
2. per le finalità di cui al punto 2. “Fonte e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati potrebbe essere esteso oltre la prima valutazione ed eventuale non interesse immediato per il suo profilo, qualora possa ritenersi utile per future posizioni analoghe a quelle preferite del candidato.
3. per le finalità di cui al punto 3. “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono comunque conservati negli archivi del Titolare e saranno comunicati ai Villaggi SOS che li tratterranno secondo le proprie autonome decisioni sulla determinazione dei criteri di conservazione di detti dati.
4. per le finalità di cui al punto 4. “Fonte e finalità del trattamento”, i dati personali conservati nei nostri archivi per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.
Dopo i periodi di conservazione qui spiegati, i dati saranno anonimizzati per fini statistici e poi distrutti, se non altrimenti disposto da autorità di controllo, forze dell’ordine e magistratura.
Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE
Il trattamento, ivi compresa la conservazione, dei dati personali avvengono su server di proprietà del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire il trattamento, ivi compresa la conservazione, in Paesi extra-UE. In questo caso il titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, stipulando – se necessario – accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard prescritte dalla decisione 05/02/2010 della Commissione Europea (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).
Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR
Scrivendo al Titolare del trattamento all’indirizzo postale Via Durazzo 5, 20134 Milano (MI) o all’e-mail info@sositalia.it, si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi. In qualsiasi momento, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati saranno comunicati.
Reclamo all’Autorità di Controllo
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.
Data Protection Officer
Il Data Protection Officer può essere contattato all’e-mail dpo@sositalia.it per informazioni sul trattamento dei dati.
Lette le informazioni ex art. 13, GDPR, presto:
- consenso al trattamento delle eventuali categorie particolari di dati personali inserite nel CV inviato
Firma _________________________
- consenso alla comunicazione dei miei dati personali, comprese le eventuali categorie particolari di dati personali inserite nel CV inviato, alle strutture Villaggi SOS, autonomi titolari del trattamento
- Firma _________________________
Nome e Cognome candidato ____________________
Luogo e data, ____________________