Informazioni ex art. 13, GDPR
Identità e contatti del titolare del trattamento
SOS Villaggi dei Bambini Onlus – Via Durazzo 5, 20134 Milano (MI), C.F. 80017510225, tel. 02.55231564 , e-mail sostenitori@sositalia.it (di seguito: “SOS” o “il Titolare”).
Fonte e finalità del trattamento
I dati personali conferiti con la compilazione del form di candidatura sono raccolti direttamente presso l’interessato (“volontario / attivista”).
Sono trattati per le seguenti finalità:
1. eseguire obblighi precontrattuali e contrattuali, e, nella fattispecie, per valutare, analizzare e selezionare i candidati che si sono spontaneamente offerti di diventare volontari / attivisti SOS, con eventuale accettazione e inserimento nell’organico di volontariato
2. conservazione dei dati dell’aspirante volontario / attivista negli archivi di SOS, anche dove non selezionato
3. ottemperare a norme amministrative e di altro genere obbligatorie in forza di legge nazionale vigente o in virtù di decisioni dell’Unione Europea
4. eseguire attività di marketing diretto con contatti promozionali, informativi e istituzionali sui nostri progetti, eventi divulgativi e istituzionali, iniziative di raccolta fondi, azioni di sensibilizzazione, sondaggi e ricerche
5. eseguire attività marketing diretto con profilazione connessa al marketing diretto in base a preferenze, interessi e comportamenti dell’interessato
6. eseguire elaborazioni statistiche sulle candidature a volontario /attivista.
Modalità del trattamento
1. I dati personali sono trattati dal Titolare con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del proprio sistema gestionale. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
2. Per l’esecuzione dei trattamenti di cui al punto 1, “Fonte e finalità del trattamento”, SOS eseguirà analisi – senza mezzi elettronici – incrociando le informazioni rilasciate dal candidato per creare un profilo e valutare se sia di interesse per le attività per le quali è in corso o prospettica la selezione di volontari /attivisti.
3. Per l’esecuzione di attività di marketing diretto di cui ai punti 4. e 5., “Fonte e finalità del trattamento”, il Titolare utilizza i recapiti di contatto forniti dal candidato stesso, e le modalità di contatto di cui prevalentemente si avvale. Il numero di telefono conferito sarà utilizzato per le finalità di cui ai punti 4. e 5., “Fonte e finalità del trattamento” soltanto previa applicazione delle norme di cui alla legge 05/2018: se iscritto al “Registro Pubblico delle Opposizioni”, il numero di telefono non sarà utilizzato a tali fini, fatto salvo successivo consenso espresso direttamente a SOS per tali contatti.
4. I contatti di cui ai punti 4. e 5. del capitolo “Fonte e finalità del trattamento” potranno avvenire con strumenti di comunicazione tradizionale (es.: telefono fisso o mobile con operatore) o elettronica (es.: e-mail, Sms)
5. Per le finalità di cui al punto 5., “Fonte e finalità del trattamento”, miranti ad operazioni di marketing diretto con profilazione, SOS analizzerà, con procedure elettroniche, le preferenze, gli interessi e le caratteristiche personali dell’interessato. Pertanto, il Titolare eseguirà elaborazioni che comporteranno la selezione delle informazioni archiviate sulla persona (anche presenti nel messaggio inviato, quali: disponibilità, tipo di attività che il candidato preferisce svolgere, altre preferenze o interessi dichiarati), affinché questa sia contattata per esporre iniziative, azioni, attività e progetti, campagne di raccolta fondi di suo interesse ed in linea con il suo profilo ed essere coinvolta in sondaggi e ricerche che la interessano, evitando di essere disturbata da contatti non graditi
6. Le finalità di cui al punto 6., “Fonte e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.
Base giuridica del trattamento
In funzione delle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, le basi giuridiche sono:
1. per le finalità di cui al punto 1., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato ad adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie per dar corso alla richiesta di diventare volontario / attivista per SOS, con analisi della richiesta e selezione eventuale
2. per le finalità di cui al punto 2., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di SOS nell’avere a disposizione profili utili per inserire la persona nel proprio servizio di volontariato e ricontattarlo. Ciò è, altresì, bilanciato dall’interesse della persona a ricevere contatti per proposte di collaborazione con SOS verso cui ha già manifestato disponibilità a lavorare per le attività sul territorio da questa organizzate o per le attività connesse agli obiettivi statutari presso la sede del Titolare, sia essa stessa già stata impiegata oppure scartata in fase di prima selezione
3. per le finalità di cui al punto 3., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera c), GDPR poiché il trattamento è finalizzato ad adempiere a obblighi legali cui il Titolare è soggetto
4. per le finalità di cui al punto 4. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di SOS nel mantenere attivo il rapporto instaurato dal candidato a volontario / attivista che, con la richiesta di diventare candidato a volontario / attivista SOS, ha manifestato gradimento e condivisione delle nostre cause a sostegno dei diritti e delle libertà dei bambini in stato di bisogno. Il Titolare informerà, dunque, la persona sulla propria attività e, in particolare, su quali sono i progetti che potrebbero essere finanziati con contributi economici o sulle azioni di sensibilizzazione che si ritiene utile far conoscere per dimostrare il proprio costante impegno nella realizzazione della propria missione; inoltre contatterà la persona per richiedere opinioni sui servizi erogati coinvolgendola in sondaggi e ricerche. Tali contatti permetteranno alla persona di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di aderirvi. Ciò è controbilanciato dalle aspettative della persona a ricevere informazioni che riguardano temi di suo interesse e, pertanto, di suo manifestato gradimento, attivandosi con la richiesta di entrare nell’organico di volontariato SOS, e, dunque, condividendo le cause di SOS
5. per le finalità di cui al punto 5., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il consenso dell’interessato (art. 6, comma 1, lettera a), GDPR), o formula analoga inequivocabile
6. per le finalità di cui al punto 6., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di SOS per valutare le caratteristiche delle persone che hanno interesse per le attività istituzionali di SOS e vi hanno aderito. Ciò permetterà al Titolare di analizzare anonimamente le richieste di volontariato / attivismo al fine di migliorare, integrare o modificare i propri servizi, iniziative, progetti connessi al servizio di volontariato / attivismo.
Criteri della raccolta dei dati
Sono da considerarsi di carattere obbligatorio di conferimento i dati identificativi e di contatto, la data di nascita (per accertare la maggiore età), poiché in loro assenza non potrà essere soddisfatta la richiesta di contatto per analizzare il profilo del candidato. I restanti dati sono di conferimento facoltativo e in loro assenza si avrà comunque diritto di avere la valutazione del proprio profilo ed essere considerati per diventare volontari / attivisti SOS. La necessità di richiedere quali obbligatori i dati suddetti è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita” – “Data Protection by design and by default”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, SOS ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per consentire all’interessato di presentare la propria candidatura e a SOS di valutarla e, se di interesse, attivare il rapporto di volontariato / attivismo.
Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento
1. Le persone autorizzate al trattamento sono preposte al servizio di volontariato e di aree che necessitano di impiego di volontari per le attività istituzionali di SOS quali l’area Comunicazione Esterna, all’amministrazione, all’area Raccolta Fondi e attività statutarie, ai sistemi informativi e di sicurezza dei dati.
2. I dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui ai punti 4., 5. e 6., “Fonte e finalità del trattamento”.
3. Possono essere comunicati da enti pubblici, magistratura o forze dell’ordine, in caso ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria, che agiranno in qualità di autonomi titolari del trattamento.
Ambito di comunicazione e diffusione dei dati
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I dati non sono comunicati ad altre associazioni, né società né enti per loro finalità di marketing diretto o profilazione.
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I dati potrebbero essere comunicati a forze dell’ordine, alla magistratura o organi di controllo per loro attività istituzionali, su loro espressa richiesta o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria del Titolare o di un terzo.
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I dati non sono e non saranno oggetto di diffusione, fatto salvo il preventivo consenso dell’interessato.
Periodo di conservazione dei dati
In funzione delle finalità di trattamento dei dati, il criterio del periodo di conservazione determinato dal Titolare è il seguente:
1. per le finalità di cui al punto 1. “Fonte e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per dare esecuzione alla valutazione, analisi e selezione del profilo presentato e, se il candidato è scelto, per il periodo di attività a favore di SOS
2. per le finalità di cui al punto 2. “Fonte e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati potrebbe essere esteso oltre la prima valutazione ed eventuale non interesse immediato per il suo profilo, qualora possa ritenersi utile per future attività di volontariato analoghe a quelle preferite del candidato
3. per le finalità di cui al punto 3., “Fonte e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base alle singole norme nazionali e comunitarie che impongono obblighi legali cui il Titolare è soggetto. Per fini amministrativi, fiscali e contabili, dunque, i dati sono conservati per un periodo di n. 10 (dieci) anni
4. per le finalità di cui al punto 4. “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono conservati per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con il candidato a volontario / attivista ed informarlo sulle nostre attività istituzionali, eventi, iniziative e progetti, campagne di raccolta di fondi a sostegno della nostra missione a favore dei bambini, permettendo a SOS di proseguire, legittimamente, la propria attività benefica fintanto che si ritiene che la persona condivida i nostri principi. Tale periodo di conservazione sarà interrotto nel momento in cui l’interessato manifesterà la volontà di non ricevere ulteriori informazioni da SOS, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”. SOS adotterà le appropriate misure tecniche e organizzative per non contattare più la persona
5. per le finalità di cui al punto 5., “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono conservati fintanto che il profilo dell’interessato è in linea con i contatti personalizzati creati attraverso l’incrocio delle informazioni a nostra disposizione e, dunque, fintanto che SOS ritiene siano di interesse della persona perché ne rispecchiano le caratteristiche e i comportamenti e sono, dunque, di suo specifico gradimento. La conservazione verrà meno se si manifesta opposizione in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali effettuato per la profilazione connessa al marketing diretto (si veda “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”). SOS adotterà le appropriate misure tecniche e organizzative per non contattare più la persona
6. per le finalità di cui al punto 5., “Fonte e finalità del trattamento”, i dati personali conservati per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.
Dopo i periodi di conservazione qui spiegati, i dati saranno anonimizzati per fini statistici e poi distrutti, se non altrimenti disposto da autorità di controllo, forze dell’ordine e magistratura.
Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE
Il trattamento, ivi compresa la conservazione, dei dati personali avvengono su server di proprietà del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire il trattamento, ivi compresa la conservazione, in Paesi extra-UE. In questo caso il titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, stipulando – se necessario – accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard prescritte dalla decisione 05/02/2010 della Commissione Europea (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).
Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR
Scrivendo al Titolare del trattamento all’indirizzo postale Via Durazzo 5, 20134 Milano (MI) o all’e-mail info@sositalia.it, si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni di marketing e informazioni istituzionali anche limitatamente ad uno o più strumenti di contatto, e opporsi alla profilazione connessa al marketing diretto. In qualsiasi momento, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati saranno comunicati.
Reclamo all’Autorità di Controllo
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.
Data Protection Officer
Il Data Protection Officer può essere contattato all’e-mail dpo@sositalia.it per informazioni sul trattamento dei dati.